57 digitale medewerkers achter StudieHub
Geen software met knopjes. Een team dat 24/7 werk uit handen neemt van coaches, examencommissies en backoffice.
57 collega's die nooit ziek zijn.
Ze zijn verdeeld over zes teams en voeren samen ruim 1,4 miljoen klussen per jaar uit. Dat zijn er 3.871 per dag, ongeveer één elke 22 seconden. Zodat jullie mensen kunnen doen waar mensen goed in zijn: contact met studenten.
—
klussen vandaag afgehandeld. Er komt er elke 22 seconden één bij.
3.871 per dag0
0/7
0
€ 0/maand
Rekenregel: 3.871 klussen per dag maal 365. Het handmatige equivalent is gerekend met gemiddeld 30 seconden per handeling bij 200 studenten.
Zes ploegen, één systeem.
Elk team dekt een ander deel van de dag en van het werk. Samen zorgen ze dat er in StudieHub nooit iets blijft liggen.
Samen 57 medewerkers. Geen van hen belt zich ziek.
Eén AI-coach, 13 sub-agents.
Aïcha is 24/7 bereikbaar voor studenten en medewerkers. Achter dat ene gesprek draaien dertien specialisaties mee: van de dagelijkse briefing tot het vangnet dat elke minuut kijkt of er niets onbeantwoord bleef.
Wat de student merkt: feedback die vroeger 5 tot 10 dagen duurde, komt nu binnen 30 seconden. Daardoor gaan studenten tot 40 dagen sneller door de opleiding.
- Dagelijkse briefingBij je eerste bezoek van de dag: prioriteiten en signalen.
- Proactieve check-inBenadert studenten die achterlopen.
- StudieplannerBouwt een persoonlijk weekschema.
- Slimme herinneringenContextueel, op basis van het dossier.
- End-of-day terugblikSluit de dag af met wat morgen speelt.
- WeekrapportVoortgang per student en per coach.
- Onbeantwoorde berichtenDetecteert en escaleert wat blijft liggen.
- Tekst-naar-spraakAntwoorden ook als gesproken audio.
- PrestatiemetingTelt elke nacht wat ze heeft afgehandeld.
- Vangnet elke minuutPikt op wat toch onbeantwoord bleef.
- GesprekssplitserHoudt lange gesprekken overzichtelijk.
- Geheugen-updaterOnthoudt wat er per student speelt.
- Warme dagstartOpent de dag persoonlijk, niet generiek.
Van één notitie tot een compleet afgehandeld dossier.
Drie voorbeelden van wat er gebeurt zonder dat iemand op een knop drukt.
Je spreekt een notitie in. Binnen 90 seconden staat alles klaar.
- 1Notitie beveiligddirect
Opgeslagen met een digitale hash, latere wijzigingen blijven zichtbaar.
- 2Beltaak geslotendirect
De open beltaak voor deze student gaat vanzelf dicht, met tijdstempel.
- 3Nieuwe beltaak klaardirect
Noteer je 'geen gehoor'? Dan staat er meteen een taak voor volgende week.
- 4Datum herkenddirect
Noemde je een datum? De beltaak staat automatisch op de juiste dag.
- 5Iedereen op de hoogtedirect
Medewerker en student krijgen automatisch een notificatie.
- 6AI leest meebinnen 90 sec
Samenvatting, thema's en sentiment worden toegevoegd.
- 7Actiepunten worden takenbinnen 90 sec
Wat je noteerde wordt concrete taken in de takenlijst.
- 8Afspraken afgevinktbinnen 90 sec
Eerdere volgafspraken die je nu afhandelt, gaan vanzelf dicht.
- 9Rode vlag? Escalatiedirect
Bij een ernstig signaal: urgente taak plus melding aan de verantwoordelijke.
Jij deed één ding: je notitie inspreken. De rest gebeurde vanzelf.
- 04:3004:30
Aïcha telt wat ze die dag heeft afgehandeld
- 05:0005:00
Risicoscores en verlengingsrisico's opnieuw berekend
- 06:0006:00
Nachtadministratie werkt alle dossiers bij
- 06:1506:15
Onbetaalde verlengingen vervallen automatisch
- 07:0007:00
Onboardingtaken voor nieuwe studenten klaargezet
- 09:0009:00
Ochtendcoördinator legt de takenlijst klaar
- 09:1509:15
POK voorgesteld zodra het leerbedrijf bekend is
- 09:3009:30
Scan op ontbrekende documenten
- 11:0011:00
Communicatieassistent verstuurt 25+ soorten berichten
- elke min.elke min.
Vangnet: onbeantwoorde vragen worden alsnog opgepakt
Zes stappen, nul handmatige handelingen.
- 1Aanmelding
Het pre-intake-formulier slaat vanzelf op. Documenten kunnen al vóór het gesprek geüpload worden.
- 2Gesprek geboekt
De student kiest zelf een moment via een persoonlijke link. Geen mailwisseling heen en weer.
- 3Dreigende no-show
Elke 15 minuten wordt gekeken of een gesprek dreigt te worden gemist. Zo ja, dan gaat er een waarschuwing uit.
- 4Na het gesprek
Elke 5 minuten wordt gecontroleerd of de afgesproken opvolging er ook echt komt.
- 5Blijft het stil
Om 11:00 gaat er een herinnering naar wie is blijven steken in de aanmelding.
- 6Eerste weken
Twee keer per ochtend wordt gekeken of de nieuwe student ook echt landt.
Schuif zelf en zie wat de coach ziet.
Elke nacht om 05:00 rekent de risico-analist dit voor iedere student opnieuw uit. Hier doe je het handmatig.
Let op. Contactmoment ingepland.
- Groen0-24
- Geel25-49
- Oranje50-69
- Rood70-80
- Zwart81+
De score is een signaal, geen oordeel. Wat er daarna gebeurt, bepaalt de mens.
Zodra een student toelaatbaar is, staat het examenpakket klaar bij de examencommissie.
Een vaststelling telt pas als twee leden hebben getekend. Het systeem laat het niet anders toe.
De diplomapoortwachter blokkeert elk diploma dat geen geldig commissiebesluit heeft.
Wekelijkse diplomacheck plus de doorstroom van Beveiliger 2 naar 3, automatisch klaargezet.
Uitschrijven gaat in vijf stappen, met 24 uur bedenktijd. Niemand valt per ongeluk uit het systeem.
€ 0,12 per student per dag, of 70× zoveel.
Sleep het aantal studenten. Links wat hetzelfde werk met mensen zou kosten, rechts wat StudieHub kost.
Verschil per maand
€ 49.561
≈ € 594.732 per jaar. Indicatief, exclusief tool-besparing en uitvalreductie.
Referentie: € 50.281 per maand bij 200 studenten, gerekend met een werkgeverslast van € 7.183 per fte per maand en 30 seconden per handeling. Vraag een offerte op maat aan via tarieven.
Ongeveer 290 uur per jaar terug.
Vier voorbeelden van werk dat het systeem overneemt, en wat jij daarbij zelf blijft doen.
Instroom & documenten
+33 uur/jaar- Was
- 20 min per inschrijving
- Nu
- Autosave plus ID automatisch uitgelezen
- Jij houdt
- ID visueel checken en vrijstellingen goedkeuren.
Loopbaan & burgerschap nakijken
+107 uur/jaar- Was
- 5 tot 10 dagen wachttijd
- Nu
- Feedback binnen 30 seconden
- Jij houdt
- Ingrijpen als een student 3× wordt afgekeurd.
Begeleidingsplan via audio
+133 uur/jaar- Was
- 20 min uitschrijven
- Nu
- Inspreken, AI structureert
- Jij houdt
- Even controleren en aanvullen.
POK ondertekenen
+18 uur/jaar- Was
- 12 min per student
- Nu
- 1 min, volautomatisch
- Jij houdt
- Niets, het systeem regelt het volledig.
Samen 291 uur uit deze vier voorbeelden alleen al. Tegenover 7 fte digitale capaciteit staat 0,4-0,8 fte mensenwerk per week.
Dit is al geregeld.
Geen roadmap, geen beloftes. Dit draait vandaag.
- Enquêtes uitsturen en de antwoorden nalezen
- Facturen opvolgen en betaalherinneringen sturen
- Al die mailtjes: uitnodigingen, bevestigingen, herinneringen
- Vrijstellingen uitzoeken en voorbereiden
- Diploma's controleren en klaarmaken
- Afspraken, trainingen en webinars inplannen
- De kwaliteitscijfers bijhouden
- In de gaten houden of de stage (BPV) op orde is
- Toetsen nakijken en examentoelating regelen
- Praktijkrapporten beoordelen
- Betalingen verwerken en koppelen
- Meldingen en pushberichten versturen
- Ontbrekende documenten opsporen
- Zien wie je vandaag even moet bellen
- Je takenlijst slim over de weken verdelen
- Nabellen wat nog openstaat
- Zien wie dreigt vast te lopen in de studie
- Herinneren aan de afspraken van morgen
- Uitschrijvingen netjes afhandelen, met 24 uur bedenktijd
- De doorstroom van Beveiliger 2 naar 3 klaarzetten
- Verlengingen bewaken en op tijd herinneren
- De jaarplanning per student slim uitzetten
- Geüploade documenten lezen en verifiëren
- No-shows bij intakegesprekken voorkomen
Zes dingen die we bewust niet automatiseren.
De AI adviseert. De mens beslist. Die volgorde draaien we niet om.
Het gesprek
Echt luisteren, doorvragen en een student verder helpen. Dat kan geen systeem.
Het oordeel
De AI adviseert, maar het besluit over diploma of vrijstelling neemt de mens.
De verbinding
Vertrouwen opbouwen, motiveren, er zijn op het juiste moment. Puur mensenwerk.
De crisis
Het systeem seint een rode vlag. Jij bent degene die de student daarna opvangt.
De inschatting
Is een laag cijfer een echt risico of een eenmalige dip? Dat weeg jij.
De aandacht
Doordat het systeem het regelwerk doet, hou jij tijd over voor de student zelf.
Ik werd docent voor de student, en raakte hem kwijt aan taken en administratieve processen. StudieHub heeft hem teruggegeven. Als bestuurder stuur ik nu op risico's voordat ik ernaar hoef te vragen. Als docent zie en hoor ik weer hoe het met de student gaat, wie er dreigt af te haken of achter te lopen, in plaats van het pas te ontdekken als het al te laat is.
Zie je eigen digitale team draaien.
30 minuten, live, met jullie eigen studentendata. Je ziet precies welke van de 57 medewerkers welk werk uit handen neemt.