Het rendement van StudieHub
StudieHub is de enige MBO-software die niet alleen processen digitaliseert, maar ook de kosten verlaagt, de uitval vermindert, de inspectie tevreden stelt en de werkdruk van uw team beheersbaar houdt, tegelijk, in één systeem.
Directe besparing op personeelskosten
MBO-docenten besteden gemiddeld 8 uur per week aan administratieve taken, goed voor ruim € 600 miljoen aan jaarlijkse administratiekosten in de sector.
Een modaal docentsalaris van € 5.500/maand kost inclusief werkgeverslasten (~30%) circa € 86.000 per jaar. 20% van die tijd (8 van de 40 uur) gaat op aan administratie. Dat is per docent € 17.200/jaar aan loonkosten voor handelingen die geen student raken.
- Taken worden automatisch aangemaakt, geen handmatig bijhouden
- Contactmomenten worden automatisch gelogd vanuit de taakafhandeling
- Inactiviteit-signalering loopt automatisch, geen handmatige controle
- Documentchecks lopen automatisch, geen handmatig dossier doorzoeken
Een instelling met 5 coaches die elk 3 uur per week terugwinnen op administratie bespaart direct € 67.500/jaar aan loonkosten. Zonder ontslagen, gewoon meer tijd voor het werk dat ertoe doet.
Minder uitval = meer bekostiging
De onderwijsinspectie geeft 45% van de onderzochte MBO-opleidingen een onvoldoende, met name vanwege hoge uitval. Bij hoge uitval is de inspectie verplicht een opleiding als onvoldoende te beoordelen, ook als de lessen goed zijn. Het diplomaresultaat moet minimaal 61% zijn.
Elke uitvaller kost twee keer: misgelopen diplomagerichte bekostiging én inspectierisico. Een onvoldoende leidt tot verscherpt toezicht, extra rapportageverplichtingen en reputatieschade richting nieuwe studenten en leerbedrijven.
- AI Risicoradar signaleert risicostudenten proactief, vóór uitval
- Taakmotor zorgt dat contactmomenten daadwerkelijk plaatsvinden én worden gelogd
- Verlengingsprognose toont welke studenten de normtijd dreigen te overschrijden
Een student die je van uitval redt is een betere inspectiescore én extra bekostiging. Bij gemiddeld € 8.500 bekostiging per student levert 10 minder uitvallers per jaar al € 85.000 extra op.
Minder systemen = minder licentiekosten
Losse leerlingsystemen, leeromgevingen, formulier- en planningstools, aparte tools voor de examencommissie en aparte portalen voor leerbedrijven, elk met eigen licentie, implementatie en beheerlast.
Elk systeem heeft eigen configuratie, updates en gebruikersbeheer. Een gemiddelde MBO-afdeling besteedt 1-1,5 FTE alleen al aan het beheer en onderhoud van losse tools.
- Eén platform, één licentie, één beheerder
- Geen versnipperde data over losse tools
- Eén implementatietraject in plaats van vier
Een gemiddelde MBO-afdeling die 4-6 losse tools vervangt, bespaart al snel € 15.000-€ 40.000/jaar aan software- en beheerkosten, exclusief de beheer-FTE die vrijkomt.
Inspectieklaarbaarheid als structureel voordeel
"Het probleem is dat het inzicht in de redenen achter uitval op veel plekken ontbreekt," aldus de inspecteur-generaal van de onderwijsinspectie. Precies daar lost StudieHub iets op wat geen ander systeem structureel borgt: aantoonbaarheid.
Zonder centraal systeem kost een inspectiebezoek 2-4 weken voorbereiding: data uit losse systemen halen, contactmomenten reconstrueren, besluiten archiveren. Met StudieHub is alles continu op orde.
- Contactfrequentie per student, vastgelegd in taakmotor en coach-cockpit
- Redenen van uitval, geregistreerd bij elke stopzetting
- Slagingspercentages per cohort en opleiding, live kwaliteitsmonitor
- Studieduur versus normtijd, direct zichtbaar per student
- EC-besluiten met datum, grondslag en betrokkenen, audit trail
- Diplomawaardigheid per student, automatisch berekend
Een instelling die haar processen in StudieHub voert is op elk moment inspectiegeklar, niet alleen vlak voor een bezoek. Dat is het verschil tussen kwaliteit aantonen en kwaliteit bewijzen.
Minder ziekteverzuim en personeelsverloop
Onderzoek naar administratieve druk in het MBO werd gestart vanwege het uitstromen van beginnende docenten. Vervanging van een docent kost een instelling gemiddeld 3 tot 6 maandsalarissen aan werving, onboarding en productiviteitsverlies.
Bij een modaal salaris is dat € 16.000-€ 32.000 per vertrokken medewerker. Voor een instelling met 50 docenten en 10% verloop is dat € 80.000-€ 160.000 per jaar, recurring.
- Taken worden verdeeld op basis van capaciteit, niemand wordt structureel overbelast
- Teambelasting is live zichtbaar, een manager grijpt in vóór het misgaat
- Administratie wordt geautomatiseerd, docenten schrijven minder, begeleiden meer
Minder werkdruk is niet alleen fijner voor het team. Het is een directe kostenpost die verdwijnt, én een retentie-instrument in een krappe arbeidsmarkt.
Schaalbaarheid zonder extra personeel
Bij de meeste MBO-systemen groeit de beheerslast lineair met het aantal studenten. Meer studenten = meer handmatig werk = meer FTE, en dat is een keiharde rem op groei.
Een instelling die van 80 naar 200 studenten groeit, moest tot nu toe evenredig meer administratief personeel aannemen, vaak op een moment dat de extra bekostiging er nog niet is.
- De Taakmotor schaalt mee, taken worden automatisch gegenereerd en verdeeld
- Capaciteitsregels houden de belasting binnen norm, ongeacht het volume
- Werkstromen vragen geen extra beheerder bij elke groeisprong
Of u nu 50 of 500 studenten heeft, de beheerslast blijft vlak. Particuliere aanbieders en groeiende ROC's gebruiken StudieHub om op te schalen zonder de organisatie evenredig op te blazen.
Software-consolidatie, 9 losse tools die overbodig worden
Naast personeelskosten (USP 10) en uitvalreductie (USP 11) is software-consolidatie de derde structurele besparing. Elke module hieronder zit standaard ingebouwd in StudieHub, geen externe abonnementen, geen dubbele invoer.
Facturen, betalingen, producten, kostencalculator en verlengingen, direct vanuit het studentdossier.
Auto-versturen op trigger (intake, 4 wk, 12 wk, afsluiting), sentimentscores, gekoppeld aan dossier en kwaliteitsmonitor.
Plannen, uitnodigen vanuit de studentendatabase, opnames bewaren en delen, geen externe webinarsoftware.
In-platform, herleidbaar, in audit trail. Lost het AVG-probleem op van coaches die via persoonlijke WhatsApp communiceren.
Push- en systeemmeldingen op events: nieuwe taken, examenuitslagen, formulierverzoeken, risicosignalen.
Resultaten landen direct in dossier en kwaliteitsmonitor. Creditstatus per examenonderdeel automatisch bijgewerkt.
XP, badges, weekuitdagingen en leaderboard, direct instrument voor uitvalreductie, native ingebouwd.
Templates, gerichte campagnes en open-/klikratio's. Geen apart e-mailmarketingpakket.
Crebo, niveaus, SBU en wettelijke vereisten, direct gekoppeld aan examinering en diplomaberekening.
| Externe tool die vervalt | Jaarlijkse besparing |
|---|---|
| Leerlingvolgsysteem (Educator · EduArte) | € 8.000, € 25.000 |
| Leeromgeving / LMS (Canvas · Moodle) | € 5.000, € 20.000 |
| Enquêtetool (Typeform · SurveyMonkey) | € 600, € 2.400 |
| Webinarsoftware (Zoom Events · Teams Events) | € 1.500, € 5.000 |
| Facturatie & boekhouding | € 1.200, € 3.600 |
| Diagnostische toetsing (Remindo · Ans) | € 3.000, € 15.000 |
| Chat / berichtenplatform | € 1.200, € 4.800 |
| Notificatietool (OneSignal · Firebase) | € 600, € 2.400 |
| Gamification-plugin | € 2.000, € 8.000 |
| Totaal potentiële besparing | € 23.000, € 86.000 |
Een instelling van 500 studenten
Conservatieve aanname: 10 coaches, 9 losse tools vervangen, 5% verloop, 8% uitval. Het totaalplaatje:
Indicatieve bedragen op basis van publieke cijfers (SERA, Bvmbo, Rijksoverheid, Follow the Money) en interne benchmark MBO Uniformberoepen.
"StudieHub is de enige MBO-software die niet alleen processen digitaliseert, maar ook de kosten verlaagt, de uitval vermindert, de inspectie tevreden stelt en de werkdruk van je team beheersbaar houdt, tegelijk, in één systeem."